Μεθοδολογίες Διαχείρισης Έργων

γιατι πρεπει να γνωριζουμε τις βασικες αρχεσ διαχειρισησ εργων;

Τα έργα και κατά συνέπεια η διαχείριση έργων δεν είναι καινούργια φιλοσοφία. Ρίχνοντας μια ματιά στα αρχαία χρόνια η ανθρωπότητα έχει να επιδείξει ένα τεράστιο αριθμό έργων, μάλιστα για κάποια από αυτά δεν έχει ακόμη αποκωδικοποιηθεί πλήρως ο τρόπος με τον οποίο οι διαχειριστές τους έχουν πετύχει τον στόχο τους λαμβάνοντας υπόψη τα μέσα που είχαν τότε στην διάθεση τους.

Στις αρχές όμως του 20 αιώνα, στην περίοδο που η βιομηχανοποίηση άρχισε να ωριμάζει, έγινε κατανοητό ότι τα έργα θα έπρεπε να προσεγγίζονται με πιο συστηματικές μεθόδους. Η ανάγκη αυτή έγινε ακόμη πιο έντονη κατά την διάρκεια των δύο παγκοσμίων πολέμων, όπου οι πρωταγωνιστές έπρεπε να βρίσκονται ένα βήμα μπροστά από τους αντιπάλους σε θέματα εξοπλισμού, καινοτομίας, εκπαίδευσης, ικανοτήτων κ.α. Αυτό ώθησε τα κράτη και τους οργανισμούς στην κατάτμηση των στόχων τους σε αυτόνομα συστήματα, σε έργα δηλαδή τα οποία μπορούσαν να διαχειριστούν πιο εύκολα και αποτελεσματικά. Μέσα από την έρευνα και την εμπειρία αναπτύχθηκε παράλληλα μια δομημένη προσέγγιση στον τρόπο διαχείρισης των έργων. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα να αναπτυχθούν και αρκετές μεθοδολογίες οι οποίες καθοδηγούσαν τους εμπλεκόμενοι πως να χρησιμοποιήσουν τους περιορισμένους πόρους που είχαν στην διάθεση τους, με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, έτσι ώστε να πετύχουν το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα. Πολλές από τις μεθόδους και εργαλεία που ανέπτυξαν την περίοδο αυτή τα κράτη και οι οργανισμοί,  χρησιμοποιούνται στην σύγχρονη διαχείριση έργων ως μέρος των σύγχρονων προτύπων και εφαρμογών διαχείρισης έργων. Ένα τέτοιο παράδειγμα είναι η μέθοδος PERT (Project Evaluation and Review Technique).
Οι πιο συχνές προκλήσεις για τους διαχειριστές έργων στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον είναι η έλλειψη ικανοποιητικών πόρων, οι σημαντικοί περιορισμοί στους προϋπολογισμούς τα πιεστικά χρονοδιαγράμματα, τα αυξημένα ρίσκα λόγω των συχνών αλλαγών στο επιχειρηματικό περιβάλλον και ο έντονος ανταγωνισμός καθορίζει ψηλές απαιτήσεις σε θέματα ποιότητας. Απάντηση στις προκλήσεις αυτές δίνουν οι δομημένες μεθοδολογίες για την διαχείριση έργων οι οποίες έχουν βελτιωθεί σε μεγάλο βαθμό μέσα από την ακαδημαϊκή έρευνα και ακόμη περισσότερο από την εμπειρία. Οι μεθοδολογίες αυτές έχουν αναπτυχθεί με βάση τα κοινά χαρακτηριστικά του κύκλου ζωής των έργων και προτείνουν τα βασικά βήματα μέσα από τα οποία γίνεται η σωστή  και αποτελεσματική διαχείριση έργων. Επίσης, προσφέρουν στους διαχειριστές έργων τεχνικές και εργαλεία για την διαχείριση των βασικών περιορισμών που περιλαμβάνουν τα έργα.
Ένα από τα πιο δυνατά εργαλεία που έχουν στην διάθεση τους οι διαχειριστές έργων, είναι ασφαλώς τα λογισμικά διαχείρισης έργων (project management software) τα οποία προσφέρουν σημαντικούς αυτοματισμούς όσον αφορά την διαχείριση των βασικών τουλάχιστον περιορισμών ενός έργου (εύρος, κόστος, χρόνος) έτσι ώστε οι διαχειριστές έργων ή τα άτομα τα οποία απασχολούνται στα έργα να εξοικονομούν χρόνο για άλλες δραστηριότητες. Ένας άλλος τομέας στον οποίο οι εφαρμογές διαχείρισης έργων καλύπτουν πλήρως είναι αυτός της επικοινωνίας η οποία αποτελεί ένα από τα κλειδιά της επιτυχίας των έργων.

Posted: Andreas Solomou
11/11/2011